Persónuverndarstefna BHM

Almennt

Persónuvernd þín skiptir BHM máli. Við höfum því útbúið persónuverndarstefnu sem nær yfir söfnun okkar, notkun, birtingu, flutning og geymslu á upplýsingunum þínum. Gefðu þér tíma til að kynna þér vinnubrögð okkar þegar kemur að persónuvernd og hafðu samband ef þú hefur einhverjar spurningar.

Þú getur skoðað og notið vefsvæðisins okkar án þess að gefa upp nokkrar persónulegar upplýsingar, þar með talið netfangið þitt. En ef þú skilur eftir persónuupplýsingar hér geturðu verið viss um að við munum ekki selja, leigja eða deila persónuupplýsingunum þínum með neinum öðrum, nema  þá aðeins að þeir geti hjálpað okkur að veita þér þá þjónustu sem þú baðst um, sbr. umfjöllun fyrir neðan.

Söfnun og notkun persónugreinanlegra upplýsinga

Persónugreinanlegar upplýsingar eru gögn sem nota má til að bera kennsl á eða hafa samband við tiltekinn einstakling. Þú gætir verið beðin(n) um að gefa upp persónugreinanlegar upplýsingar hvenær sem þú átt í samskiptum við BHM eða tengda sjóði BHM. Með tengdum sjóðum BHM er átt við:

  • Orlofssjóð BHM (OBHM) og
  • Styrktarsjóð BHM (STBHM)
  • Sjúkrasjóð BHM (SKBHM)
  • Starfsþróunarsetur Háskólamanna (STH)
  • Starfsmenntunarsjóð (STRÍB)

BHM og sjóðir geta deilt þessum persónugreinanlegu upplýsingum innbyrðis og notað í samræmi við þessa persónuverndarstefnu. Þau geta einnig sameinað þær öðrum upplýsingum til að afgreiða umsóknir, útvega og bæta þjónustu við félagsmenn. Þú þarft ekki að veita þær persónugreinanlegu upplýsingar sem við höfum óskað eftir en ef þú kýst að gera það ekki getum við ekki útvegað afgreitt umsóknir, veitt þér þjónustu né heldur brugðist við fyrirspurnum sem þú kannt að senda okkur.

Hér eru dæmi um þær tegundir persónugreinanlegra upplýsinga sem BHM og sjóðir kunna að safna og hvernig við kunnum að nota þær:

Þær persónugreinanlegu upplýsingar sem við söfnum

  • Þegar þú sækir um styrk, skráir þig á námskeið, hefur samband við okkur, söfnum við ýmsum upplýsingum, þ. á. m. nafninu þínu, póstfangi, símanúmeri, netfangi, heppilegum samskiptamáta og bankareikningum.

Notkun okkar á persónugreinanlegum upplýsingum um þig

  • Þær persónugreinanlegu upplýsingar sem við söfnum gera okkur kleift að senda þér nýjustu fréttir og upplýsingar um væntanlega viðburði. Viljirðu ekki vera á póstlista okkar geturðu afþakkað hvenær sem er með því að  senda tölvupóst.
  • Við notum persónugreinanlegar upplýsingar þínar, svo sem fæðingardag þinn og ár, til að staðfesta auðkenni þitt, aðstoða við auðkenningu notenda og ákvarða viðeigandi þjónustu fyrir þig. Til dæmis getum við notað fæðingardag eða kennitölu til að afgreiða umsóknir.
  • Annað veifið verða persónugreinanlegar upplýsingar um þig notaðar til að senda þér mikilvægar tilkynningar, t.d. upplýsingar um afgreiðslu umsókna og beytingar á reglum sjóða, senda þér kannanir s.s viðhorfskannanir og þjónustukannanir. Þar sem þessar upplýsingar eru mikilvægar í samskiptum þínum við BHM og sjóði geturðu ekki afþakkað þessi samskipti.

Söfnun og notkun ópersónugreinanlegra upplýsinga

Við söfnum einnig gögnum á sniði sem ekki er hægt að tengja beint við tiltekna einstaklinga.

Við söfnum og vistum upplýsingar um fjölda umsókna í sjóði BHM og hvernig þú notar þjónustu okkar.

Ef við sameinum ópersónugreinanlegar upplýsingar persónugreinanlegum upplýsingum verður farið með sameinuðu upplýsingarnar sem persónugreinanlegar upplýsingar á meðan þær eru sameinaðar.

Upplýsingar birtar þriðju aðilum

BHM og sjóðir þurfa að gera tilteknar persónugreinanlegar upplýsingar aðgengilegar stéttarfélagi þínu í þvi skyni að fá upplýsingar til að geta afgreitt umsókn eða önnur mál sem þú hefur leitað til BHM og sjóða með. Þriðja aðila ber skylda til að vernda upplýsingar þínar.

Nauðsynlegt gæti verið – samkvæmt lögum, lagaferlum, málaferlum og/eða beiðni frá opinberum aðilum– að BHM gefi upp persónugreinanlegar upplýsingar þínar. Við gefum einnig upp upplýsingar um þig ef við teljum það nauðsynlegt eða viðeigandi af orsökum sem varða þjóðaröryggi, löggæslu eða annan almannahag.

Þessu til viðbótar og þrátt fyrir sérhvert ákvæði þessarar persónuverndarstefnu áskiljum við okkur rétt til notkunar og afhjúpunar á persónuupplýsingum og ópersónulegum upplýsingum í því skyni að rannsaka, koma í veg fyrir eða bregðast við lögbrotum, gruni um svik eða aðstæðum sem fela í sér mögulega hættu á líkamsskaða hjá öðrum einstaklingi, eða í öðrum þeim tilgangi sem lög kveða á um.

Verndun persónugreinanlegra upplýsinga

BHM og sjóðir taka öryggi persónugreinanlegra upplýsinga mjög alvarlega. Þegar BHM og sjóðir geyma persónuupplýsingar frá þér notum við tölvukerfi með takmörkuðum aðgangi, hýst á stöðum sem varðir eru með efnislegum öryggisráðstöfunum. Gögn eru hýst bæði á skýjalausnum Microsoft og hjá innlendum hýsingaraðilum. Öll gögn eru afrituð með reglubundnum hætti og afrit geymd á dulkóðuðu sniði.

Þegar þú birtir færslu á  netsamfélagssíðu BHM eða sjóða eru persónugreinanlegu upplýsingarnar og efnið sem þú deilir sýnilegt öðrum notendum og þeir geta lesið það, safnað því eða notað það. Þú berð ábyrgð á þeim persónugreinanlegu upplýsingum sem þú kýst að deila eða senda við þessar kringumstæður. Ef þú gefur t.d. upp nafn þitt og netfang í færslu á umræðusvæði eru þær upplýsingar opinberar. Sýndu aðgát þegar þú notar þessa eiginleika.

Heilleiki og varðveisla persónugreinanlegra upplýsinga

BHM og sjóðir munu varðveita persónugreinanlegar upplýsingar þínar eins lengi og þarf til að uppfylla það sem lýst er í þessari persónuverndarstefnu nema lög krefjist eða leyfi lengri varðveislutíma.

Aðgangur að persónugreinanlegum upplýsingum

BHM og sjóðir veita þér aðgang og afrit að gögnum í hvaða tilgangi sem er, þ.m.t. til að biðja okkur um að leiðrétta gögnin ef þau eru ónákvæm eða eyða gögnunum ef BHM og sjóðum ber ekki skylda til að varðveita þau lögum samkvæmt. Við gætum hafnað því að vinna úr beiðnum sem eru lítilvægar/tilefnislausar, stofna friðhelgi annarra í hættu, eru sérlega óhagkvæmar eða krefjast aðgangs sem að öðru leyti er ekki krafist samkvæmt lögum á hverjum stað. Beiðnir um aðgang, leiðréttingu eða eyðingu má senda til bhm@bhm.is.

Áhersla BHM á persónuvernd þína

Til að tryggja öryggi persónugreinanlegu upplýsinganna þinna upplýsum við starfsfólk BHM um reglur okkar varðandi persónuvernd og öryggi og framfylgjum með ströngum hætti öryggisráðstöfunum innan BHM. 

Spurningar um persónuvernd

Ef spurningar eða athugunarefni koma upp varðandi persónuverndarstefnu eða gagnavinnslu BHM og sjóða eða ef þú vilt kvarta yfir hugsanlegu broti á  persónuverndarlögum skaltu hafa samband við okkur.

Þegar okkur berst spurning um persónuvernd mun lögmaður BHM fara yfir samskiptin og leitast við að taka á því tiltekna athugunarefni eða fyrirspurn sem þú vilt fá svör við. Ef málið er umfangsmeira í eðli sínu gætum við óskað frekari upplýsinga frá þér. Öllum slíkum umfangsmeiri samskiptum er svarað. Ef þú sættir þig ekki við svar okkar geturðu beint kvörtun þinni til Persónuverndarstofnunar. Ef þú spyrð okkur munum við leitast við að veita þér upplýsingar um leiðir til að leggja fram kvartanir sem eiga við þínar kringumstæður.

28. júní 2018