Sameiginlegar reglur

Samráð og skipulagning orlofs

Samkvæmt orlofslögum skal atvinnurekandi í samráði við launþega ákveða hvenær orlof skuli veitt. Hann skal verða við óskum launþega um hvenær orlof skuli veitt, að svo miklu leyti sem unnt er vegna starfseminnar. Að lokinni könnun á vilja launþegans skal atvinnurekandi tilkynna svo fljótt sem unnt er og í síðasta lagi mánuði fyrir byrjun orlofs hvenær orlof skuli hefjast, nema sérstakar ástæður hamli.

Skipulagning orlofs er á ábyrgð yfirmanns á hverjum vinnustað. Hjá hverri stofnun skal leggja fram upplýsingar um orlofsrétt hvers og eins starfsmanns svo og drög að orlofsáætlun starfsmanna snemma árs en hún skal liggja fyrir frágengin í síðasta lagi einum mánuði fyrir upphaf orlofs.

Yfirmanni er skylt að verða við óskum starfsmanna um hvenær orlof skuli veitt og skal það veitt á sumarorlofstíma, sé þess óskað af hálfu starfsmanns og því verður við komið vegna starfa stofnunarinnar. Yfirmaður skal að lokinni könnun á vilja starfsmanna tilkynna svo fljótt sem unnt er og í síðasta lagi mánuði fyrir byrjun orlofs hvenær orlof skuli hefjast nema sérstakar ástæður hamli.

Flutningur orlofs milli ára

Miklu skiptir að starfsfólk nýti á hverju ári orlofsrétt sinn til að hvíla sig og njóta frítíma síns með sínum nánustu. Uppsöfnun orlofsdaga og flutningur milli ára samræmist ekki markmiðum orlofslaga.

Yfirmanni ber að hafa eftirlit með því að starfsfólk taki sitt orlof á yfirstandandi orlofssári en fresti því ekki nema fyrir hendi séu réttmætar ástæður. Slíkt á einkum við ef starfsfólk getur ekki vegna veikinda farið í orlof á þeim tíma sem ákveðinn hefur verið. Í öðrum tilvikum svo vegna anna á vinnustað getur þurft í samráði við starfsfólk að fresta töku orlofs út fyrir sumarorlofstíma. Orlofsdagar sem út af standa við lok orlofsárs eru fluttir yfir á nýtt orlofsár. Orlofstöku skal þó lokið fyrir lok orlofsársins, þ.e. fyrir 30. apríl ár hvert.

Veikindi

Geti starfsmaður ekki vegna veikinda farið í orlof á þeim tíma sem vinnuveitandi ákveður skal hann sanna forföll sín með læknisvottorði. Getur starfsmaður þá krafist orlofs á öðrum tíma og skal orlofið ákveðið í samráði atvinnurekanda við starfsmanninn en þó eins fljótt og unnt er eftir að veikindunum lýkur, sbr. 6. gr. orlofslaga.

Veikist starfsmaður í orlofi þannig að hann geti ekki notið orlofs á viðkomandi rétt á uppbótarorlofi jafnlangan tíma og veikindin vöruðu. Við slíkar aðstæður skal félagsmaður á fyrsta degi tilkynna það atvinnurekanda og ávallt færa sönnur á veikindi sín með læknisvottorði. Séu veikindin ekki tilkynnt strax kann orlofslengingin að falla niður. Á sumum vinnustöðum eru sérstakar reglur um hvert og hvernig tilkynna eigi veikindi, en ef engar slíkar reglur eru til staðar skal tilkynna næsta yfirmanni.

Orlofstaka starfsmanns frestast og hann fær greidd laun í veikindum í samræmi við áunninn veikindarétt. Uppbótarorlof skal eftir því sem kostur er veitt á þeim tíma sem starfsmaður óskar á tímabilinu 2. maí til 15. september, nema sérstaklega standi á. Eins er farið með veikindi í orlofi í landi innan EES, Sviss, Bandaríkjunum eða Kanada.

Önnur störf

Tilgangur orlofslaga er að tryggja rétt launafólks til að taka sér frí á launum (orlofslaunum) sem það nýtir í hvíld og endurnæringu. Í samræmi við það markmið er í orlofslögum kveðið á bann við því að taki að sér launað starf í starfsgrein sinni eða skyldum starfsgreinum á meðan orlofi stendur.

Orlof á uppsagnarfresti

Við lok ráðningar skal greiða starfsmanni öll áunnin orlofslaun og þarf ekki að bíða til loka orlofsárs eða næsta orlofs eftir greiðslu, sbr. 8. gr. orlofslaga.

Atvinnurekandi getur ekki ákveðið einhliða orlofstöku á uppsagnarfresti. M.ö.o. þarf að afla samþykkis starfsmanns ef ætlunin er að fella orlofstöku hans inn í uppsagnarfrestinn. Samþykki starfsmaður ekki slíka tilhögun á hann rétt á að fá orlofið gert upp við starfslok. Geri starfsmaður kröfu um orlofstöku á uppsagnarfresti og vinnuveitandi fellst á þá kröfu þannig að ekki komi til lengingar uppsagnarfrests er æskilegt að ganga frá slíku með skriflegum hætti.

Í dómi Landsréttar í máli nr. 912/2018 var fjallað um heimild vinnuveitanda til að ráðstafa óteknu orlofi innan uppsagnarfresti. Starfsmaður sagði upp með sex mánaða samningsbundnum uppsagnarfresti. Óumdeilt var að starfsmaðurinn fékk greidd laun á uppsagnarfrestinum ásamt því orlofi sem hann vann sér inn á uppsagnarfrestinum. Deilt var um það hvort starfsmaðurinn ætti rétt á greiðslum vegna 30 daga orlofsréttar frá árinu 2015-2016 eða hvort vinnuveitandinn hafi mátt ákveða einhliða að orlofið félli innan uppsagnarfrestsins. Dómurinn tók fram að í orlofslögum nr. 30/1987 væri ekki að finna ákvæði um tengsl orlofs og uppsagnarfrests eða hvernig með skal fara þegar orlofstaka fellur innan hans, en í 5. gr. laganna segir að atvinnurekandi ákveði í samráði við launþega hvenær orlof skuli veitt. Niðurstaða Landréttar var vinnuveitandanum hafi ekki verið heimilt án samþykkis starfsmannsins að ráðstafa áunnum orlofsrétti hans á þann hátt að hann félli innan uppsagnarfrests.