Ráðning starfsfólks

Persónuupplýsingar verða að meginstefnu til að koma frá umsækjanda sjálfum. Hins vegar, ef vinnuveitandi óskar eftir upplýsingum frá þriðja aðila verður hann að fá heimild umsækjenda til að: safna gögnum sínum, og vinna úr þessum gögnum í ráðningarferlinu (heimild fyrir undirverktaka sem starfa fyrir hönd vinnuveitanda).

Litið á spurningar sem tengjast fyrri starfi umsækjanda og ástæður þess að hann hyggst hætta og leita annarra tækifæra sem hluti af vinnslu persónuupplýsinga. Sem slík falla þær undir gildissvið gagnaverndarreglugerða og vinnuveitendur verða að tryggja að söfnun og notkun þessara upplýsinga sé í samræmi við GDPR meginreglur og kröfur.

Samkvæmt GDPR verður þetta samþykki að vera veitt af fúsum og frjálsum vilja. Þetta er ekki raunin ef ráðningarferli er hætt ef umsækjandi hafnar beiðni um veita samþykki. Þá það er í reynd orðin "samþykkisskylda".

Ef umsagnaraðili er tilgreindur í ferilskrá getur það komið í stað samþykkis umsækjanda.

Hvað sem því líður getur vinnuveitandi ekki kerfisbundið kannað við þriðja aðila þær upplýsingar sem umsækjandi hefur sent honum.

Segjum að í ferilskrá séu eyður, þá verður vinnuveitandinn fyrst að spyrja umsækjanda sjálfan um þessi augljósu „göt“ í menntun og/eða starfsferli. Einungis þá, ef skýringar umsækjanda um þetta efni væru ekki fullnægjandi, gæti vinnuveitandi íhugað að safna gögnum frá öðru aðilum, að því tilskildu að umsækjandi hafi verið upplýstur um það fyrirfram og hafi veitt samþykki sitt.

Hvort viðkomandi hafi verið á atvinnuleit, á atvinnuleysisbótum, í veikindaleyfi o.s.frv.

Ástæður starfsloka, af hverju viðkomandi hætti, o.s.frv.

Viðkvæmar upplýsingar eða erfitt að rifja það upp. Spurning að það hafa beina þýðingu varðandi það starf sem sótt er um.

Það er venjulega leyfilegt
með stuðningi við ákvæði gr. 6.1 b um ráðstafanir að beiðni hennar
skráð áður en samningur er gerður. Til að lágmarka magn persónuupplýsinga sem
er safnað, ætti tilvísunartaka að fara fram eins seint í ferlinu og hægt er og eingöngu
varðandi þann sem boðin verður umrædd þjónusta.

https://www.personuvernd.is/urlausnir/nr/179

xxxxx

Opinberum aðilum skylt að veita upplýsingar um nöfn og starfsheiti umsækjanda um starf, þegar umsóknarfrestur er liðinn, sbr. 7. gr. upplýsingalaga er. Markmiðið með birtingu slíkra upplýsinga er að mæta sjónarmiðum um opna stjórnsýslu og stuðla að opinni umræðu um stöðuveitingar hjá opinberum aðilum. Til vinnslunnar, þ.e. til opinberrar birtingar á nöfnum umsækjanda um tiltekið starf hjá hinu opinbera, telst því vera lagaheimild í skilningi laga um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.

Hugtakið opinberir starfsmenn samkvæmt upplýsingalögum tekur einungis til starfsmanna stjórnvalda, þ.e. ríkisstofnana og ráðuneyta.

Félög í meirihlutaeigu hins opinbera teljast ekki til stjórnvalds í skilningi þeirra laga. Af því leiðir að ekki er skylt að birta upplýsingar um nöfn umsækjanda um störf hjá slíkum félögum. Sjá til hliðsjónar úrskurð úrskurðarnefndar um upplýsingamál (Orkaveita Reykjavíkur) í mál nr. 1122/2022.

Réttur almennings til aðgangs að gögnum tekur ekki til gagna í málum sem varða umsóknir um starf, forsendur ráðningar, framgang í starfi eða starfssambandið að öðru leyti, sbr. úrskurð í máli nr. 1001/2021 (Menntamálastofnun).

Á hinum almenna vinnumarkaði er ekki skylt að birta lista yfir nöfn umsækjanda um störf öfugt við það sem gildiar um störf hjá opinbera. Sjá um það efni úrskurð urskurðarnefndar upplýsingamála í máli nr. 850/2019 (Herjólfur).

Ekki er heimilt að kröfu um að umsækjanda leggi fram sakarvottorð með umsókn um starf eða í ráðningarferlinu. Frá þeirri meginreglur geta þó að vera undantekningar að uppfylltum skilyrðum persónuverndarlaga.

Ef um starfsgrein er að stæða þar sem lög gera ráð fyrir að starfsfólk hafi hreint sakavottorð eða undanþegið ákveðnum sakfellingum, þá er samt hægt að spyrja þessara spurninga þar sem í þessu tilviki eru svörin nauðsynleg fyrir rétta beitingu laga þessara.

Í leiðbeiningum Persónuverndar segir að upplýsingar á sakavottorði teljist til upplýsinga um refsiverðan verknað og um það gilda sérstakar reglur í persónuverndarlöggjöfinni. Þannig getur talist málefnalegt að óska eftir sakavottorði þeirra sem gegna tilteknum störfum, en slíkt er þó alls ekki sjálfsagt.

Sem dæmi um það hvenær starf er þess eðlis að réttlætanlegt væri að óska eftir sakavottorði væri t.d. starf þar sem unnið er með börnum. Samkvæmt persónuverndarlöggjöfinni mega einkaaðilar ekki vinna með upplýsingar um refsiverða háttsemi nema starfsmaðurinn hafi veitt til þess afdráttarlaust samþykki sitt eða vinnslan sé nauðsynleg í þágu lögmætra hagsmuna sem auðsjáanlega vega þyngra en grundvallarréttindi og frelsi starfsmannsins.

Upplýsingunum má ekki miðla nema einstaklingurinn veiti til þess afdráttarlaust samþykki sitt. Þó má miðla upplýsingum án samþykkis sé það nauðsynlegt í þágu lögmætra hagsmuna hins opinbera eða einkaaðila sem vega þyngra en þeir hagsmunir sem eru af leynd um upplýsingarnar, þar á meðal hagsmunir einstaklingsins. 

Vinnslan þarf síðan alltaf að styðjast við einhverja af þeim heimildum sem standa til vinnslu almennra persónuupplýsinga, s.s. vegna samningsgerðar, lagaskyldu, brýnna hagsmuna o.fl. 

Spurningar sem varða stjórnmálaskoðanir umsækjanda eða trúarskoðanir eru vinnsla viðkvæmra gagna og í grundvallaratriðum bannaðar.

Bannið á reyndar ekki við þegar vinnslan á sér stað í tengslum við ráðningarferli á vegum félags sem starfar í stjórnmálum, stéttarfélags eða ef um er að ræða stofnun sem byggir á trúarlegu eða heimspekilegum grunni.

Við þær aðstæður geta slíkar spurningar um stjórnmálaskoðanir eða trúarsannfæringu sannarlega verið tengd eðli og skilyrðum starfsins.

Slík skilyrði verða þó að skipta máli í tengslum við það starf sem verið er að ráða í. Atvinnurekendur hafa því ekki frjálsar hendur einfaldlega vegna þess að um stjórnmálasamtök eða trúarfélög er að ræða. Þeir geta að minnsta kosti spurt eða leitað að því hvort frambjóðandinn styðji almennt markmið viðkomandi eða geti samsamað sig markmið og hlutverki stéttarfélag, pólitískar eða trúarlegar undirstöður þeirra.

Hjá stéttarfélögum starfar fólk með ólíkar stjórnmálaskoðanir sem helgar sig því markmiði að vinna að hagsmunum félagsfólks.

Í grundvallaratriðum er bannað að óska ​​eftir og vinna úr slíkum gögnum, jafnvel þótt vinnuveitandi vilji geta lagt mat á félagslega skuldbindingu umsækjanda. Þetta er óhóflegt inngrip í friðhelgi einkalífs umsækjandans.

Óheimilt að spyrja um stéttarfélagsaðild umsækjanda í fyrra starfi, hvort hann eða hún hafa gegnt stöðu trúnaðarmanns eða öryggistrúnaðarmanns.

Stofnanir hins opinbera hafi fjölbreytileikann að leiðarljósi, viðurkenni ólíkar stjórnmálaskoðanir.

T.d. má telja e›lilegt a› spyrja tilvonandi starfsmann hjá trúfélagi um trú hans e›a hvort umsækjandi um framkvæmdastjórastö›u stjórnmálaflokks sé flokksbundinn í einhverjum stjórnmálaflokki.

Ef umsækjandi verður ekki fyrir valinu ber vinnuveitanda að fylgja meginreglum varðandi um lágmarks gagnamagn og takmarkaða varðveislu, sem þýðir að hann skal aðeins varðveita persónuupplýsingar umsækjanda í takmarkaðan tíma og af sérstökum ástæðum, svo sem þörf til að uppfylla lagaskyldur, einkum ef ágreiningur rís um lögmæti ráðningarinnar.

Að því er varðar skjöl sem umsækjendur leggja fram, svo sem ferilskrár, kynningarbréf og umsagnir, ber vinnuveitanda að gera ráðstafanir til að tryggja öryggi og trúnað um þessar upplýsingar og tryggja að þær séu ekki aðgengilegar óviðkomandi þriðja aðila.

Umsækjandi hefur einnig rétt á að biðja vinnuveitanda um að eyða persónuupplýsingum sínum þegar ráðningarferlinu er lokið.

Réttindi skráðra einstaklinga (15.–22. gr.): Atvinnuumsækjendur hafa réttindi samkvæmt GDPR, þar á meðal rétt til aðgangs að gögnum sínum, leiðrétta ónákvæmni, eyða gögnum sínum við ákveðnar aðstæður og mótmæla vinnslu. Atvinnurekendur verða að virða þessi réttindi.