Persónuverndaryfirlýsing BHM

Með persónuverndaryfirlýsingu þessari er greint frá því hvernig BHM., kt. 630387-2569, Borgartúni 6, 105 Reykjavík (hér eftir „BHM“, „bandalagið“ eða „við“ ), standa að vinnslu, s.s. söfnun, skráningu, vistun og miðlun persónugreinanlegra upplýsinga um einstaklinga (hér eftir einnig „þú“). Yfirlýsingin fjallar einkum um vinnslu persónuupplýsinga um félagsmenn BHM og einstaklinga sem heimsækja vefsíðu félagsins, www.bhm.is, eða skrá sig á póstlista bandalagsins. hvort sem upplýsingarnar eru geymdar rafrænt, á pappír eða með öðrum hætti. Þar með talin er vinnsla gagna í tengslum við eftirfarandi sjóði BHM; Orlofssjóð BHM (OBHM), Styrktarsjóð BHM (STBHM), Sjúkrasjóð BHM (SKBHM), Starfsþróunarsetur Háskólamanna (STH), Starfsmenntunarsjóð (STRÍB).

BHM vinnur persónuupplýsingar í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf á Íslandi á hverjum tíma, sem og viðkomandi gerðir samningsins um Evrópska efnahagssvæðið.

Persónuvernd er BHM mikilvæg

Öflug persónuvernd er BHM kappsmál og leggjum við mikla áherslu á að virða réttindi einstaklinga og að öll meðferð persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við gildandi regluverk á hverjum tíma, sem og í samræmi við bestu venjur.

Hvaða persónuupplýsingum safna BHM um þig og hver er tilgangurinn með söfnuninni?

BHM leggur áherslu á að vinna einungis þær persónuupplýsingar sem nauðsynlegar eru í samræmi við þann tilgang sem liggur að baki söfnun upplýsinganna. BHM vinnur persónuupplýsingar ekki frekar í óskyldum tilgangi nema einstaklingi sé tilkynnt um slíkt og þá heimild sem vinnslan byggist á.

BHM safnar, eins og við á hverju sinni, einkum eftirfarandi persónuupplýsingum:

  • auðkennis- og samskiptaupplýsingum, s.s. nafni og kennitölu, heimilisfangi, þjóðerni, tölvupósti, símanúmeri og eftir atvikum samskiptasögu
  • gögn tengd félagsmönnum sem nýta sér þjónustu vegna Sjúkrasjóðs og Styrktarsjóðs, s.s. heilsufars- og fjárhagsupplýsingar
  • gögn tengd félagsmönnum sem nýta sér þjónustu Orlofssjóð, Starfsmenntunarsjóð og Starfsþróunarsetur háskólamanna
  • upplýsingar um leigu orlofshúsa
  • ljósmyndir af illa umgengnum orlofshúsum
  • fjármálaupplýsingum, s.s. greiðsluupplýsingum, eftir atvikum launaseðlum
  • tæknilegum upplýsingum, s.s. IP tölu
  • stafrænum fótsporum, s.s. nethegðun
  • upplýsingum í tengslum við val á markaðssetningu
  • samtölum í gegnum samfélagsmiðla og netspjall á vefsíðu BHM
  • upplýsingar frá Þjóðskrá

BHM safnar einnig, eins og við á, eftirfarandi persónuupplýsingum sem gætu flokkast sem viðkvæmar persónuupplýsingar:

  • Aðild að stéttarfélagi, heilsufarsupplýsingar í tengslum við starfsemi ofangreindra sjóða.

Það er stefna BHM að safna ekki persónuupplýsingum um börn undir 13 ára aldri, nema að því leyti sem slíkt er nauðsynlegt í tengslum við sjúkradagpeninga í tengslum við veikindi barna, fæðingastyrki, ferðakostnaðarstyrki eða ættleiðingastyrki.

BHM vinnur persónuupplýsingar einkum í þeim tilgangi að:

  • reikna út félagsgjöld, iðgjöld í sjóði og meta réttindi félagsmanna
  • vera í samskiptum við og gæta hagsmuna félagsmanna, m.a. í gegnum póstlista sem tengjast starfsemi bandalagsins og sjóða þess
  • senda út mikilvægar tilkynningar, t.d. um afgreiðslu umsókna og breytingar á reglum sjóða eða til þess að senda út þjónustu- eða viðhorfskannanir
  • greiða sjúkradagpeninga og aðra styrki úr Sjúkrasjóði, Styrktarsjóði, Orlofssjóði, Starfsmenntunarsjóði og Starfsþróunarsetri háskólamanna
  • stunda markaðssetningu
  • framkvæma greiningar á launatölfræði
  • sinna eigna- og öryggisvörslu
  • bregðast við fyrirspurnum, kvörtunum og hrósi frá einstaklingum
  • uppfylla lagaskyldu sem hvílir á BHM, svo sem í tengslum við bókhald og skil til skattayfirvalda
  • gera félagsmönnum aðildarfélaga kleift að kjósa í trúnaðarstöður innan BHM

Þegar þú notar heimasíðuna okkar www.bhm.is söfnum við upplýsingum um notkun þína, þ.e. IP tölu, tegund eða útgáfu vafra sem þú notar, tímasetningu og tímalengd heimsóknar og hvaða undirsíður þú heimsækir innan heimasíðu BHM. Hér má finna nánari upplýsingar um notkun okkar á vafrakökum (e. cookies).

Lagalegur grundvöllur fyrir vinnslu

BHM safnar og vinnur persónuupplýsingar byggt á eftirfarandi heimildum:

  • Til að uppfylla samningsskyldu. Þessi heimild á einkum við vinnslu í tengslum við kjarasamninga og samninga aðildarfélaga (stéttarfélaga) BHM við BHM.
  • Til að uppfylla lagaskyldu. Þessi heimild á einkum við í tengslum við gögn sem falla undir bókhaldslög.
  • Til að vernda lögmæta hagsmuni félagsins. Þessi heimild á einkum við í tengslum við í eignavörsluskyni, ásamt innheimtu vanskilakrafna.
  • Á grundvelli veitts samþykkis. Þessi heimild á einkum við í tengslum við markaðsefni sem við sendum einstaklingum sem veitt hafa samþykki sitt fyrir slíku. Einstaklingum er ávallt heimilt að draga samþykki sitt til baka, en einstaklingar geta afskráð sig af póstlista með því að smella á hlekk sem finna má neðst í slíkum póstum. Afturköllun samþykkis hefur þó ekki áhrif á vinnslu sem átti sér stað á meðan samþykki var til staðar.

BHM geymir persónuupplýsingar í þann tíma sem nauðsynlegur er til að uppfylla tilgang vinnslunnar eins og greint er frá honum hér að ofan. Þær upplýsingar sem teljast til bókhaldsgagna geymdar í sjö ár samkvæmt bókhaldslögum nr. 145/1994.

Frá hverjum safnar BHM þínum persónuupplýsingum?

Við söfnum persónuupplýsingum frá þér, og í vissum tilvikum frá utanaðkomandi aðilum á borð við atvinnurekendur og opinber yfirvöld.

Hvenær miðlar BHM persónuupplýsingum þínum til þriðju aðila og af hverju?

BHM selur ekki undir neinum kringumstæðum persónuupplýsingar um þig. BHM miðlar einungis persónuupplýsingum til þriðju aðila þar sem sem slíkt er skylt samkvæmt lögum eða ef um er að ræða þjónustuveitanda, umboðsmann eða verktaka sem ráðinn er af hálfu BHM til þess að vinna fyrirfram ákveðna vinnu. Sem dæmi má nefna aðila sem sjá um:

  • að framkvæma greiningar
  • upplýsingatækni

BHM og sjóðir þurfa að gera tilteknar persónugreinanlegar upplýsingar aðgengilegar stéttarfélagi þínu í því skyni að fá upplýsingar til að geta afgreitt umsókn eða önnur mál sem þú hefur leitað til BHM og sjóða með.

Teljist aðili sem BHM miðlar persónuupplýsingum til vera vinnsluaðili gerir bandalagið vinnslusamning við viðkomandi aðila. Vinnslusamningar kveða meðal annars á um skyldu vinnsluaðila til að halda persónuupplýsingum öruggum og að nota þær ekki í öðrum tilgangi. BHM deilir einnig persónuupplýsingum með þriðju aðilum þegar slíkt er nauðsynlegt til að vernda lögmæta hagsmuni BHM, eins og við innheimtu á vanskilakröfu.

Persónuverndaryfirlýsing BHM nær ekki til upplýsinga eða vinnslu þriðju aðila en við höfum enga stjórn á né berum ábyrgð á notkun, birtingu eða öðrum verkum þeirra. Við hvetjum þig því til að kynna þér persónuverndaryfirlýsingar þriðju aðila, þ. á m. vefhýsingaraðilum þeirra síðna sem geta vísað á okkar, hugbúnaðarfyrirtækja á borð við Facebook, Google og Microsoft.

Öryggi persónuupplýsinga og tilkynning um öryggisbrot

Öryggi í vinnslu persónuupplýsinga er BHM mikilvægt og höfum við gripið til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra öryggisráðstafana til að tryggja vernd persónuupplýsinga þinna í takt við stefnu okkar um öryggi. Komi upp öryggisbrot er varðar þínar persónuupplýsingar, og teljist slíkt brot hafa í för með sér mikla áhættu fyrir frelsi og réttindi þín, munum við tilkynna þér um það án ótilhlýðilegrar tafar. Í þessum skilningi telst öryggisbrot atburður sem leiðir til þess að persónuupplýsingar þínar glatist eða eyðist, þær breytist, séu birtar eða óviðkomandi fái aðgang að þeim í leyfisleysi. Hér viljum við þó vekja athygli á því að þær persónuupplýsingar sem þú deilir með okkur á samfélagsmiðlum, t.d. Facebook síðu BHM teljast opinberar upplýsingar og ekki á forræði bandalagsins þar sem BHM hefur enga stjórn á slíkum upplýsingum né bera ábyrgð á notkun eða birtingu þeirra. Standi vilji þinn ekki til þess að deila þeim upplýsingum með öðrum notendum eða veitanda samfélagsmiðlaþjónustunnar skaltu ekki deila upplýsingum á samfélagsmiðlum okkar. Við hvetjum þig einnig til að kynna þér persónuverndaryfirlýsingar þessara aðila, Facebook, Google og Microsoft. Athugaðu að þegar þú ferð inn á Facebook síðu okkar, er mögulegt að Facebook komi fyrir vafrakökum í tæki þínu í greiningarskyni.

Réttindi þín

Með fyrirvara um þau skilyrði sem nánar er fjallað um í gildandi löggjöf um persónuvernd, þá átt þú rétt á að:

  • fá upplýsingar um hvaða persónuupplýsingar BHM hefur skráð um þig og uppruna þeirra, sem og upplýsingar um hvernig unnið er með persónuupplýsingar um þig,
  • fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem eru unnar um þig, eða óska eftir að þær séu sendar til þriðja aðila,
  • persónuupplýsingar þínar séu uppfærðar og leiðréttar ef tilefni er til,
  • BHM eyði persónuupplýsingum þínum ef ekki er málefnaleg eða lagaleg skylda til að varðveita þær,
  • koma á framfæri andmælum ef þú vilt takmarka eða koma í veg fyrir að persónuupplýsingar þínar séu unnar,
  • upplýsingar um það hvort fram fari sjálfvirk ákvarðanataka, á hvaða rökum slík ákvarðanataka er byggð og endurskoðun á sjálfvirkri ákvarðanatöku,
  • afturkalla samþykki þitt um að BHM megi safna, skrá, vinna eða geyma persónuupplýsingar þínar, þegar vinnsla byggist á þeirri heimild.

Viljir þú nýta rétt þinn getur þú sent skriflega fyrirspurn á personuverndarfulltrui@bhm.is. Við munum staðfesta móttöku á beiðninni og að jafnaði bregðast við beiðnum innan mánaðar frá móttöku. Verði ekki unnt að bregðast við innan mánaðar munum við tilkynna þér um töf á afgreiðslu innan mánaðar. Ekki er innheimt gjald þegar einstaklingar nýta rétt sinn í samræmi við ofangreint, nema í þeim tilvikum sem beiðni telst óhófleg eða augljóslega tilefnislaus.

Þú hefur einnig rétt til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd sjáir þú ástæðu til þess. Upplýsingar um Persónuvernd má finna á heimasíðu þeirra, www.personuvernd.is.

Frekari upplýsingar

Ef þú vilt fá frekari upplýsingar um málefni sem snúa að þínum persónuupplýsingum þá bendum við þér á að hafa samband við persónuverndarfulltrúa BHM, Ásdísi Auðunsdóttur í gegnum netfangið personuverndarfulltrui@bhm.is.

Yfirferð og endurskoðun persónuverndaryfirlýsingar BHM

Persónuverndaryfirlýsing BHM er endurskoðuð reglulega og uppfærð ef tilefni er til. Síðast var stefnan uppfærð þann 5. júlí 2019.