Per­sónu­upp­lýs­ingar í ráðn­ing­ar­ferli

Við ráðningarferli er unnið með fjölmargar persónuupplýsingar umsækjenda, m.a. um menntun, starfsreynslu, hæfni og persónulega þætti. Slík vinnsla fellur undir persónuverndarlög nr. 90/2018 (pvl.), og bæði vinnuveitendur og ráðningarstofur, hvort sem þær eru reknar af hinu opinbera eða einkaaðilum, verða að virða þau ákvæði.

Vinnsla persónuupplýsinga í ráðningarferli verður ávallt að byggjast á lögmætum grundvelli, t.d.:

• nauðsyn vinnslu vegna ráðningarsamnings eða ráðstafana að beiðni umsækjanda áður en samningur er gerður,
• lögmætum hagsmunum vinnuveitanda, t.d. við mat á hæfni umsækjenda,
• í undantekningartilvikum samþykki umsækjanda.

Samþykki er almennt talið veikur grundvöllur í ráðningar- og ráðningarsambandi vegna valdamisvægis; umsækjandi á ekki að þurfa að samþykkja óþarfa vinnslu gagna til að eiga raunhæfa möguleika á starfi.

Vinnuveitandi og ráðningarstofa skulu jafnframt uppfylla meginreglur persónuverndar um m.a. lögmæti, gagnsæi, meðalhóf, tilgangstakmörkun, öryggi og geymslutakmörkun.

Söfnun upplýsinga og meðalhóf

Í ráðningarferli er heimilt að leggja mat á hæfni, reynslu og persónulega hæfni umsækjenda, og jafnvel nota próf eða matstæki, að því marki sem það er málefnalegt og tengist viðkomandi starfi.

• Vinnuveitandi má ekki safna meiri upplýsingum en nauðsynlegt er til að taka upplýsta ákvörðun um ráðningu.
• Spurningar og próf verða að tengjast eðli, ábyrgð og skilyrðum starfsins.
• Umsókn ætti almennt að lúta þeim atriðum sem fram koma í atvinnuauglýsingu og ekki teygja sig langt út fyrir þann ramma.

Stundum veita umsækjendur sjálfir meira af upplýsingum en þörf er á, jafnvel viðkvæmar upplýsingar sem ekki eiga að hafa áhrif á ráðningarferlið (t.d. pólitískar skoðanir, trúarskoðanir, fjöldskylduhagi). Við slíkar aðstæður:

• ætti ekki að skrá eða nýta slík atriði við mat á umsókn,
• ber að horfa fram hjá þeim við ákvarðanatöku, nema ótvíræður lagagrundvöllur sé til staðar fyrir vinnslu þeirra.

Viðkvæmar persónuupplýsingar – hvað má ekki spyrja um?

Samkvæmt reglum persónuverndar eru svokallaðar viðkvæmar (sérstakar) persónuupplýsingar að jafnaði undanþegnar vinnslu, nema skýr undantekning eigi við. Þar undir falla m.a.:

• kynþáttur eða þjóðernisuppruni,
• stjórnmálaskoðanir,
• trúarlegar eða heimspekilegar sannfæringar,
• stéttarfélagsaðild,
• heilsufar, fötlun og erfðafræðilegar upplýsingar,
• kynlíf eða kynhneigð einstaklings.

Almennt er óheimilt að óska eftir eða vinna með slíkar upplýsingar í ráðningarferli.
Undantekningar geta átt við ef:

• sérlög gera beint ráð fyrir vinnslu (t.d. lögbundið heilbrigðismat fyrir tiltekin störf),
• vinnslan er nauðsynleg vegna réttarkrafna,
• eða sérstaklega er kveðið á um hana í lögum (t.d. um þjónustu við viðkvæma hópa).

Í flestum tilvikum hafa þessar upplýsingar enga málefnalega þýðingu fyrir ráðningu og vinnsla þeirra myndi fela í sér óheimilt inngrip í friðhelgi einkalífs.

Dæmi um spurningar sem almennt má ekki spyrja:
– „Ertu í stéttarfélagi?“
– „Hvaða stjórnmálaflokk styður þú?“
– „Hvaða trúfélagi tilheyrir þú?

Spurningar um fjölskylduhagi, meðgöngu og barneignir í ráðningarferli

Vinnuveitendum er almennt óheimilt að safna upplýsingum um fjölskylduhagi umsækjenda eða barneignaráform í ráðningarferli. Slíkar upplýsingar tengjast hvorki hæfni né starfskröfum og geta leitt til ólögmætrar mismununar samkvæmt lögum.

Jafnréttislöggjöf og bann við mismunun

Samkvæmt lögum um jafna stöðu og jafnan rétt kynjanna nr. 150/2020 er óheimilt að mismuna umsækjendum á grundvelli kyns, meðgöngu, fæðingar, foreldrahlutverks eða fjölskylduábyrgðar. Bannið gildir frá því umsækjandi sækir um starf og tekur til allra þátta ráðningarferlisins.

Spurningar á borð við:

• „Ertu gift/ur eða í sambúð?“
• „Hversu mörg börn átt þú?“
• „Hvernig hyggstu leysa barnapössun?“
• „Ertu þunguð eða hyggst eignast börn?“

eru því ómálefnalegar og óheimilar, óháð því hvaða kyni umsækjandi tilheyrir.

Jöfn meðferð á vinnumarkaði

Lög um jafna meðferð á vinnumarkaði nr. 86/2018 banna mismunun við ráðningu og val á milli umsækjenda m.a. vegna kyns, fjölskylduábyrgðar, trúarbragða, fötlunar og annarra verndaðra þátta.
Upplýsingar um fjölskylduaðstæður hafa almennt enga tengingu við starfshæfni og má því ekki leggja þær til grundvallar við val á milli umsækjenda.

Málefnalegar spurningar

Upplýsingar um fjölskylduhagi, barneignir, hjúskaparstöðu og sambúð eru ekki nauðsynlegar upplýsingar í ráðningarferli, og vinnuveitandi hefur almennt enga lögmæta heimild til að afla eða skrá þær, þ.m.t. í skilningi persónuverndarlaga. Þá veitir samþykki umsækjanda ekki fullnægjandi grundvöll, þar sem valdamisvægi í ráðningarferli gerir það að verkum að samþykki telst sjaldnast veitt að fúsum og frjálsum vilja í skilningi þeirra laga.

Vinnuveitandi má hins vegar spyrja um atriði sem tengjast raunverulegum starfskröfum, svo framarlega sem spurningarnar eru almennar og ekki tengdar persónulegum aðstæðum umsækjanda.
Dæmi:

• „Starfið felur í sér vaktavinnu – geturðu sinnt því?“
• „Starfið krefst reglulegra ferða – hentar það þér?“
• „Geturðu sinnt starfinu í því starfshlutfalli sem gert er ráð fyrir?“

Slíkar spurningar lúta að hæfni og vilja til að uppfylla þær kröfur sem starfið gerir en ekki fjölskyldulífi eða einkahögum umsækjenda.

Heilsufar, fötlun og jöfn meðferð á vinnumarkaði

Samkvæmt lögum um jafna meðferð á vinnumarkaði og jafnréttislöggjöf er óheimilt að mismuna umsækjendum m.a. á grundvelli fötlunar, heilsufars, kynþáttar, trúar, þjóðernisuppruna eða lífsskoðana.

Vinnuveitandi má einungis óska eftir upplýsingum um heilsu eða fötlun umsækjanda ef:

• það hefur beina og skýra þýðingu fyrir hæfni til að sinna starfinu,
• eða tengist skyldu vinnuveitanda til að meta öryggi, vinnuumhverfi og hæfilegar aðlögunarráðstafanir.

Ef umsækjandi upplýsir að eigin frumkvæði um fötlun eða heilsufarsvanda og óskar eftir sanngjörnum aðlögunum, ber vinnuveitanda oft að meta hvort hægt sé, miðað við starfið sem um ræðir, að gera viðeigandi ráðstafanir (t.d. aðlaga vinnuaðstöðu, vinnutíma, búnað).

Upplýsingar um heilsufar teljast viðkvæmar persónuupplýsingar og verða að njóta trúnaðar og strangrar aðgangsstýringar.

Umsagnir og meðmæli

Meginreglan er sú að persónuupplýsingar skuli fyrst og fremst koma frá umsækjanda sjálfum.
Ef vinnuveitandi óskar eftir upplýsingum frá þriðja aðila (t.d. fyrri vinnuveitendum):

• þarf að vera fyrir hendi lögmætur grundvöllur vinnslu (oft b-liður: ráðningarferli, eða f-liður: lögmætir hagsmunir).
• Umsækjandi skal vera upplýstur um að slík öflun fari fram, við hvaða aðila er haft samband við og í hvaða tilgangi.

Í framkvæmd er heppilegast að:

• hafa samband við umsagnaraðila seint í ferlinu, þegar umsækjandi er raunhæfur kandídat, til að takmarka gagnasöfnun.
• byggja fyrirspurnir á málefnalegum atriðum (vinnuframlag, samstarfshæfni, áreiðanleiki).
• forðast spurningar um persónulega hagi, fjölskylduaðstæður, stjórnmálaskoðanir o.s.frv.

Ef umsagnaraðilar eru tilgreindir á ferilskrá má almennt líta svo á að umsækjandi geri ráð fyrir og samþykki að haft sé samband við þá, en vinnuveitanda ber samt að uppfylla upplýsingaskyldu og gæta meðalhófs.

Sakavottorð

Upplýsingar af sakavottorði teljast til sérstaks flokks persónuupplýsinga og eru mjög viðkvæmar.

• Það er almennt ekki heimilt að gera að almennu skilyrði í ráðningarferli að umsækjendur leggi fram sakavottorð.
• Að óska eftir sakavottorði getur þó verið málefnalegt í tilteknum störfum, t.d. þar sem unnið er með börn, viðkvæma hópa, mikla fjármuni eða öryggishagsmuni.

Barnaverndarlög nr. 80/2002

Við ráðningu til starfa hjá barnaverndaryfirvöldum eða á heimilum og stofnunum samkvæmt lögunum skal ávallt liggja fyrir sakavottorð. Óheimilt er að ráða einstakling sem hefur hlotið dóm fyrir brot á XXII. kafla almennra hegningarlaga (kynferðisbrot).

Lög um leikskóla nr. 90/2008, grunnskóla nr. 91/2008 og framhaldsskóla nr. 92/2008

Í öllum þessum tilvikum er óheimilt að ráða einstakling til starfa í skólastarfi ef viðkomandi hefur hlotið dóm fyrir brot á XXII. kafla almennra hegningarlaga.
Við ráðningu skal annað hvort liggja fyrir:

• sakavottorð, eða
• skrifleg heimild skólastjóra eða skólameistara til að afla upplýsinga úr sakaskrá.

Þegar lög mæla beinlínis fyrir um slíkar öryggiskröfur er vinnslunni hins vegar heimilt að því marki sem hún er nauðsynleg til að tryggja öryggi barna og ungmenna og uppfylla lagaskyldu vinnuveitanda.

Geymslutími umsóknargagna

Vinnuveitandi og ráðningarstofur skulu ákveða og skjalfesta geymslutíma umsóknargagna, bæði fyrir þá sem ráðnir eru og umsækjendur sem ekki eru ráðnir, í samræmi við meginregluna um geymslutakmörkun:

• Umsóknir og gögn umsækjenda sem ekki eru ráðnir skulu að jafnaði eytt eða nafnfellt eftir skamman tíma, nema: umsækjandi hafi samþykkt að gögn séu varðveitt til að koma til greina síðar, eða vinnuveitandi telji nauðsynlegt að geyma gögn um stund til að geta varið sig gegn hugsanlegum kröfum, t.d. vegna meintrar mismununar.
• Fyrir umsækjendur sem eru ráðnir fara margir gagnaflokkar inn í starfsmannaskrá og lúta þá öðrum reglum um geymslu og eyðingu.

Umsækjendur eiga rétt á að fá upplýsingar um:

• hversu lengi gögn þeirra verða varðveitt,
• hvaða rétt þeir hafa til að óska eyðingar, leiðréttingar eða aðgangs.