Ráðn­ing starfs­fólks

Vinnsla persónuupplýsinga við meðferð starfsumsókna og í aðdraganda þess að ákvörðun er tekin um ráðningu nýs starfsmanns snýr að öðrum atriðum en þeim sem reynir á þegar vinnusamband er komið á.

Í leit að starfsmanni sem í rétta stöðu leitast vinnuveitandi við, með söfnun upplýsinga frá umsækjanda, að taka ákvörðun um hvort hann samþykkir eða hafnar umsókn. Ásókn vinnuveitanda til að afla sem mestra upplýsinga um umsækjendur er hins vegar á hættu að grafa undan ákvæðum um friðhelgi einkalífs.

Þetta er ástæðan fyrir því að vinnuveitandi getur ekki safnað fleiri persónuupplýsingum um umsækjanda en hann þarf til að ná markmiði sínu. Spurningarnar geta aðeins varðað eðli og skilyrði starfrækslu starfsins sem umsækjandinn sækir um. Aðeins er heimilt að safna og skrá persónuupplýsingar sem eru nauðsynlegar fyrir val á umsækjendum.

Stundum veita umsækjendur meiri upplýsingar en nauðsyn krefur, og eftir atvikum, upplýsingar sem flokkaðar eru sem viðkvæmar persónuupplýsingar, og hafa ekkert með ráðningarferlið að gera, eða upplýsingar sem vinnuveitandi hefur ekki réttmæta ástæðu til að kalla eftir, upplýsingar um stjórnmálaskoðanir. Í ráðningarviðtali og meðferð viðkomandi upplýsinga ætti að líta framhjá slíkum atriðum og ekki skrá þær niður.

Vinnuveitanda er óheimilt að spyrja umsækjanda um um kynþátt, þjóðernislegan uppruna, stjórnmálaskoðanir, trúarbrögð, lífsskoðun, aðild að stéttarfélagi, heilsufarsupplýsingar, upplýsingar um kynlíf manna. Upplýsingar um þessi atriði eru flokkaðar sem viðkvæmar persónuupplýsingar.

Hins vegar eru undantekningar frá þessu banni ef nauðsynlegt er fyrir vinnuveitanda að gera honum kleift að uppfylla skyldur sínar og tiltekin réttindi samkvæmt vinnulögum.

Almennt

Meðmæli og aðrar upplýsingar um umsækjanda

Heilsufar umsækjanda

Ekki er heimilt að spyrja um heilsufar umsækjanda, nema gerðar séu kröfur lögum samkvæmt um nauðsynlegt andlegt og/eða líkamlegt heilbirgði til að gegna því starfi um ræðir. Ef svo ber undir eru upplýsingar um heilsufar umsækjanda nauðsynlegar svo vinnuveitandi geti lagt mat á hæfni hans samkvæmt lögum.

Í lögum um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins er nauðsynleg heilbrigði, andleg og líkamleg, til þess að gegna þeim starfa sem hverju sinni er um að ræða, meðal almannra skilyrða til þess að fá skipun eða ráðningu í starf, sbr. 3. tölul. 1. mgr. 6. gr. þeirra laga. Slíkar kröfur eru einnig gerðar í ýmsum sérlögum, til dæmis lögreglulögum.

Landlækni er heimilt samkvæmt lögum að svipta heilbrigðisstarfsmann starfsleyfi án undangenginnar áminningar ef viðkomandi er talinn ófær um að gegna starfi sínu svo forsvaranlegt sé, svo sem vegna alvarlegra andlegra erfiðleika, andlegs eða líkamlegs heilsubrests, neyslu fíkniefna eða sambærilegra efna, misnotkunar áfengis eða skorts á faglegri hæfni.

Það fer ekki á milli mála að hér er líka aðeins hægt að taka tillit til heilsutengdra gagna sem varða frammistöðu tiltekins hlutverks.

Þungun - fjölskylduaðstæður

Vinnuveitanda er óheimilt að grennslast fyrir um það hvort umsækjanda sé þunguð. Sú regla byggir á ákvæðum jafnréttislaga um bann við mismunun umsækjendum um starf á grundvelli kyns. Í þeim lögum er sérstaklega kveðið á um að óheimilt sé að láta fæðingar- og foreldraorlof eða aðrar aðstæður tengdar meðgöngu og barnsburði hafa neikvæð áhrif á ákvarðanir sem varða starfsráðningar, ákvörðun um laun og framgang í starfi.

Af framansögðu leiðir að í skilningi persónuverndarlaga hefur vinnuveitandi ekki að heimild til að óska eftir slíkum upplýsingum eða vinna með slíkar upplýsingar í ráðningarferlinu.

Spurning um fötlun er aðeins leyfileg ef sú tiltekna starfsemi sem á að stunda væri ómöguleg vegna fötlunar.

Ef vinnuveitandi vill að umsækjendur gangist undir læknisskoðun gilda ákvæði persónverndarlaga. Reyndar er (að láta) framkvæma læknisskoðun aðferð sem miðar að því að afla upplýsinga um umsækjanda og telst því vinnsla persónuupplýsinga. Í þessari stöðu er spurning um að leggja mat á gögn sem varða heilsu og hugsanleg áhrif þeirra á vinnuframmistöðu. Þar sem vinnsla heilsufarsupplýsinga er í meginatriðum bönnuð getur atvinnurekandi því aðeins beðið umsækjanda að gangast undir læknisskoðun ef hann getur nýtt sér eina af þeim undantekningum sem getið er um í persónuverndarlögum.

Ein af þessum undantekningum er skriflegt samþykki umsækjanda. Önnur undantekning er nauðsyn vinnslunnar til að rækja sérstakar skyldur og réttindi vinnuveitanda á sviði vinnuréttar.

Hæfnispróf

Persónuverndarlög banna að taka ákvörðun sem hefur réttaráhrif með tilliti til umsækjanda eða hefur veruleg áhrif á hann, til dæmis þá staðreynd að taka ákvörðun um hvort ráðið skuli hann eða ekki, eingöngu á grundvelli sjálfvirkrar vinnslu gagna.

The GDPR prohibits taking a decision producing legal effects with regard to the candidate or affecting him in a significant way, for example the fact of deciding whether to hire him or not, on the sole basis of automated processing of data.

Í tengslum við sjálfvirk persónuleikapróf eða sáltæknipróf verður alltaf að vera til staðar aðferð sem gerir umsækjanda kleift að koma sjónarmiðum sínum á framfæri varðandi þær niðurstöður sem fengnar eru.

Persónuverndarlög banna að taka ákvörðun sem hefur réttaráhrif með tilliti til umsækjanda eða hefur veruleg áhrif á hann, til dæmis þá staðreynd að taka ákvörðun um hvort ráðið skuli hann eða ekki, eingöngu á grundvelli sjálfvirkrar vinnslu gagna.

Skráður einstaklingur skal eiga rétt á því að ekki sé tekin ákvörðun eingöngu á grundvelli sjálfvirkrar gagnavinnslu, þ.m.t. gerðar persónusniðs, sem hefur réttaráhrif að því er hann sjálfan varðar eða snertir hann á sambærilegan hátt að verulegu leyti samkvæmt nánari fyrirmælum 22. gr. reglugerðarinnar, með þeim undantekningum sem þar getur. 22 gr.

In the context of automated personality or psychotechnical tests, there must always be a procedure allowing the candidate to make known his point of view concerning the results obtained.

4)„gerð persónusniðs“: hvers kyns sjálfvirk vinnsla persónuupplýsinga sem felst í því að nota persónuupplýsingar til að meta ákveðna þætti er varða hagi einstaklings, einkum að greina eða spá fyrir um þætti er varða frammistöðu hans í starfi, fjárhagsstöðu, heilsu, smekk, áhugamál, áreiðanleika, hegðun, staðsetningu eða hreyfanleika,

Gervigreind og mat á umsóknum

s

Sakarvottorð

Ekki er heimilt að kröfu um að umsækjanda leggi fram sakarvottorð með umsókn um starf eða í ráðningarferlinu.

Frá þeirri meginreglur geta þó að vera undantekningar að uppfylltum skilyrðum persónuverndarlaga.

Í skýringum Persónuverndar segir að upplýsingar á sakavottorði teljist til upplýsinga um refsiverðan verknað og um það gilda sérstakar reglur í persónuverndarlöggjöfinni. Þannig getur talist málefnalegt að óska eftir sakavottorði þeirra sem gegna tilteknum störfum, en slíkt er þó alls ekki sjálfsagt. Sem dæmi um það hvenær starf er þess eðlis að réttlætanlegt væri að óska eftir sakavottorði væri t.d. starf þar sem unnið er með börnum. Samkvæmt persónuverndarlöggjöfinni mega einkaaðilar ekki vinna með upplýsingar um refsiverða háttsemi nema starfsmaðurinn hafi veitt til þess afdráttarlaust samþykki sitt eða vinnslan sé nauðsynleg í þágu lögmætra hagsmuna sem auðsjáanlega vega þyngra en grundvallarréttindi og frelsi starfsmannsins. Vinnslan þurfi alltaf að styðjast við einhverja af þeim heimildum sem standa til vinnslu almennra persónuupplýsinga, s.s. vegna samningsgerðar, lagaskyldu, lögmætra hagsmuna o.fl.

lögreglulögum

[28. gr. a.Heimild til að afla upplýsinga úr sakaskrá og málaskrám lögreglu.
Engan má skipa, setja eða ráða til starfa hjá lögreglu sem hefur [hlotið fangelsisdóm fyrir refsiverðan verknað sem framinn var eftir að hann varð fullra 18 ára eða sýnt af sér háttsemi sem getur rýrt það traust sem starfsmenn lögreglu verða almennt að njóta. Til þess að staðreyna þetta er lögreglu heimilt að afla upplýsinga úr sakaskrá og málaskrám lögreglu.

Ráðningarskrifstofur

Þegar Hagvangur tekur á móti persónuupplýsingum frá umsækjanda sem ekki er að sækja um ákveðið starf er félagið ábyrgðaraðili. Hagvangur er hins vegar vinnsluaðili þegar félagið auglýsir störf fyrir hönd viðskiptavina sinna og tekur við upplýsingum frá umsækjanda og sér um ráðningaferlið fyrir hönd viðkomandi fyrirtækja.

Persónuupplýsingar, nafn, netfang, sími, Umsókn, starfsferilskrá, meðmæli, próf o.fl. tilvísanir á linkedn

Ráðningarskrifstofur tekur saman skrá fyrir umsækjanda getur þessi skrá ekki innihaldið fleiri gögn en nauðsynlegt er fyrir lausa stöðu. Þess vegna er ekki hægt að nota sama spurningalistann fyrir neina lausa stöðu vegna þess að ein aðgerð krefst einhverra gagna og önnur krefst annarra. Þar að auki getur valstofa aðeins óskað eftir persónuupplýsingum frá umsækjanda ef það er nauðsynlegt fyrir vinnuaðstæður.

Auk þess getur valskrifstofa ekki spurt spurninga sem gætu mismunað umsækjanda. Valstofu er einungis heimilt að mismuna á grundvelli aldurs, kynhneigðar, trúarbragða eða heimspekilegrar skoðunar eða fötlunar á grundvelli raunverulegra og ákvarðana starfsskilyrða.

Auk þess á umsækjandi rétt á að kynna sér persónulegar niðurstöður þeirra viðtala, prófa og verklegra prófa sem hann hefur tekið. Almenn gögn sem ekki tengjast raunverulegum umsækjanda, svo sem fyrirhugaðar og útfærðar almennar leiðbeiningar um niðurstöður, réttmæti og túlkun sálfræðilegra prófa sem og rétt svör við hlutlægum prófum, falla ekki undir lög. samráði.

Þegar umsækjandi skírskotar til réttar til að fá afrit af skránni er viðurkennt í kenningunni að það feli ekki í sér almennar skýrslur eða prófniðurstöður sem valskrifstofan hefur samið. Umsækjandi getur sótt um þennan rétt á grundvelli sérstakra reglugerða um valstofur en ekki samkvæmt rammalögum sem einungis kveða á um samráðsrétt.

Samkvæmt GDPR getur hver sem er fengið leiðréttingu á ónákvæmum persónuupplýsingum sínum án endurgjalds.

Umsækjandi getur einnig nýtt leiðréttingarrétt sinn á matinu ef hann er ekki sammála því. Það þýðir ekki að hann geti þá komið í stað eigin mats, en hann getur engu að síður gefið til kynna að hann mótmæli því. „Slæmt“ mat á frambjóðandanum getur svo sannarlega vanrækt hann.

zz

Umsækjendur veita venjulega samþykki fyrir gagnavinnslu þegar þeir sækja um störf. Ráðningarskrifstofur geyma oft gögn um umsækjendur, sem ekki eru ráðnir í hið auglýsa starfs, ef starfreynsla/menntuun reynist henta síðar vegna annarra starfa sem verða laus síðar. Ráðningarskrifstofur, þ.m.t. hjá hinu opinbera, óska jafnan eftir samþykki fyrir geymslu þessara gagna þegar synjunarbréf er sent umsækjanda, þar sem fram kemur að stofnunin vilji halda þeim upplýstum um laus störf í framtíðinni sem gætu hentað, möguleikann á að afþakka og tímaramma sem þú ætla að geyma upplýsingar sínar fyrir.

Til að sækja um starf á vegum Hagvangs þarf einstaklingur að skrá persónulegar upplýsingar um sig í gagnagrunn Hagvangs sem nýtast Hagvangi við ráðningaferlið og gera Hagvangi kleift að meta umsækjendur í viðeigandi starf.
Einstaklingur fyllir út rafrænt umsóknarform á heimsíðu Hagvangs. Á það bæði við ef sótt er um tiltekið starf eða ef lögð er inn almenn umsókn hjá Hagvangi. Þar skráir umsækjandi upplýsingar um sig t.d. nafn, kennitölu, heimilisfang ásamt upplýsingum um hvernig hægt er að hafa samband við viðkomandi. Þá eiga að fylgja upplýsingar um starfsferil, menntun og umsagnaraðila um viðkomandi einstakling. Ávallt er gefinn kostur á að skila inn viðbótarupplýsingum t.d. ferilskrá (CV), kynningarbréfi, umsagnarbréfi, prófgráðum og öðrum gögnum og upplýsingum sem viðkomandi vill koma á framfæri.